Para realizar un examen médico ocupacional de manera adecuada, la empresa no debe enviar únicamente el nombre del cargo. El empleador debe entregar al prestador o al médico evaluador información técnica sobre las funciones, las condiciones reales de trabajo, los riesgos y las medidas de control asociadas al cargo. Estos datos permiten valorar la salud de la persona frente a las exigencias de la tarea y definir las evaluaciones que correspondan, sin solicitar pruebas iguales para todos los trabajadores.
Esta obligación está prevista en la Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo, expedida el 29 de abril de 2025, publicada y vigente desde el 6 de mayo de 2025. La norma puede consultarse en SUIN-Juriscol como documento 30054873. Su artículo 5, literal d, exige informar los perfiles de los cargos, con descripción de tareas y el medio en el que se desarrollará la labor, y conservar evidencia documental de esa remisión como parte de los registros del SG-SST.
¿Qué información debe entregar la empresa para un examen médico ocupacional?
El artículo 16 de la Resolución 1843 de 2025 establece la información mínima que el empleador debe suministrar al prestador o al médico especialista en seguridad y salud en el trabajo. La documentación debe ser suficiente, actualizada y relacionada con el cargo que desempeñará la persona.
1. Perfil del cargo
La empresa debe entregar un perfil de cargo que describa, como mínimo:
- Funciones y tareas principales.
- Responsabilidades del trabajador.
- Habilidades y competencias requeridas.
- Requisitos físicos, mentales y técnicos.
- Riesgos laborales asociados al cargo.
- Medidas preventivas y controles implementados.
- El medio o las condiciones en las que se desarrollará la labor.
No basta con indicar “auxiliar administrativo”, “conductor”, “operario” o “asesor comercial”. Dos personas con el mismo nombre de cargo pueden estar expuestas a condiciones muy diferentes. Por ejemplo, un auxiliar administrativo que trabaja en una oficina con pausas activas y equipos ergonómicos no tiene necesariamente las mismas exigencias que otro que realiza digitación continua, atención telefónica permanente o visitas frecuentes a instalaciones industriales.
2. Indicadores epidemiológicos
Cuando estén disponibles y sean aplicables, deben entregarse los indicadores epidemiológicos relacionados con el comportamiento de los factores de riesgo y las condiciones de salud asociadas con la exposición en el cargo.
Esta información ayuda a identificar tendencias dentro de la empresa, como la presencia repetida de molestias osteomusculares, alteraciones auditivas, síntomas respiratorios u otras condiciones relacionadas con determinados riesgos. Su uso debe respetar la confidencialidad de la información clínica individual. El médico evaluador necesita conocer el comportamiento colectivo de los riesgos, no acceder indebidamente a historias clínicas de otros trabajadores.
3. Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos
La empresa debe suministrar la matriz actualizada de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos, incluyendo los peligros específicos del cargo y los controles existentes.
La matriz debe permitir entender a qué está expuesta la persona, con qué intensidad o frecuencia aproximada y qué medidas se han implementado para prevenir o controlar el riesgo. Una matriz desactualizada puede generar evaluaciones incompletas, porque el médico podría recibir información que ya no corresponde a la operación real.
4. Estudios técnicos adicionales
Cuando aplique, el empleador debe entregar estudios técnicos relacionados con las condiciones de trabajo. La Resolución 1843 de 2025 menciona, entre otros, estudios de:
- Higiene industrial.
- Riesgo psicosocial.
- Riesgo biomecánico.
- Exposición a agentes cancerígenos.
No todos los cargos requieren los mismos estudios. La necesidad depende de los peligros identificados, las características de la labor, el nivel de exposición y la información técnica disponible en la empresa. Por ejemplo, un estudio de ruido puede ser relevante para una persona que trabaja en una planta industrial, pero no necesariamente para alguien que realiza exclusivamente labores administrativas en una oficina.
5. Indicadores biológicos específicos
Cuando el riesgo lo requiera, la empresa debe informar los indicadores biológicos específicos relacionados con la exposición. Esta información puede ser pertinente en actividades donde exista contacto con sustancias, agentes o condiciones que requieran seguimiento biológico.
La pertinencia de estos indicadores debe definirse técnicamente. La empresa no debe ordenar pruebas de manera general o automática sin relación con los riesgos del cargo. El médico evaluador determinará, dentro de su competencia y con base en la información recibida, qué evaluaciones son necesarias.
¿Por qué no basta con enviar solo el nombre del cargo?
El examen médico ocupacional debe valorar la salud de la persona frente a las condiciones de trabajo, los requerimientos de la tarea y el perfil del cargo. Así lo establece el artículo 9 de la Resolución 1843 de 2025 para las evaluaciones de preingreso.
El nombre del cargo no revela por sí solo si la persona debe levantar cargas, conducir, trabajar en alturas, permanecer de pie, realizar movimientos repetitivos, usar herramientas, manipular sustancias, atender público, trabajar por turnos o estar expuesta a ruido, vibraciones, temperaturas extremas o factores psicosociales.
La información insuficiente puede producir reprocesos, solicitudes posteriores de documentos, remisiones incompletas o evaluaciones que no reflejen las condiciones reales del puesto. Además, puede dificultar la definición de evaluaciones periódicas y específicas técnicamente justificadas.
¿Qué relación existe entre la información del cargo y las pruebas médicas?
Las evaluaciones médicas ocupacionales deben corresponder a los factores de riesgo y a las condiciones individuales de la persona. El artículo 28 de la Resolución 1843 de 2025 indica que las evaluaciones específicas deben relacionarse con esos factores y condiciones.
Por esa razón, no todos los trabajadores deben realizarse las mismas pruebas. Un examen puede requerir énfasis osteomuscular, visual, auditivo, respiratorio u otro componente, dependiendo de la exposición y de las exigencias de la labor. La selección de pruebas debe estar sustentada técnicamente y no basarse únicamente en el título del cargo o en una práctica repetida para toda la empresa.
En las evaluaciones periódicas, el artículo 10 señala que deben considerarse la edad, el tipo, la magnitud, la frecuencia y el tiempo de exposición. También deben estar técnicamente justificadas dentro de los programas de vigilancia epidemiológica que correspondan.
¿Debe la empresa entregar un profesiograma?
La norma exige que se entregue la información técnica del cargo, pero no presenta el profesiograma como un formato obligatorio con un nombre único. Un profesiograma puede ser una herramienta útil para organizar las funciones, exigencias, riesgos, controles y evaluaciones relacionadas con cada cargo.
Lo importante es que el contenido requerido esté completo, actualizado y sea comprensible para el prestador o el médico evaluador. Una empresa puede utilizar un profesiograma, una ficha técnica del cargo u otro documento equivalente, siempre que contenga la información necesaria y permita relacionar las condiciones de trabajo con la evaluación médica.
Checklist antes de enviar a un trabajador a un examen médico ocupacional
Antes de programar la cita, el responsable de la empresa puede verificar los siguientes puntos:
- ¿Está identificado el cargo real que ocupará la persona?
- ¿Se describieron las funciones, tareas y responsabilidades?
- ¿Se indicaron los requisitos físicos, mentales y técnicos?
- ¿Se identificaron los peligros y riesgos asociados al cargo?
- ¿La matriz de peligros está actualizada?
- ¿Se incluyeron las medidas preventivas y los controles existentes?
- ¿Se entregaron los estudios técnicos aplicables?
- ¿Se revisaron los indicadores epidemiológicos relacionados con el cargo?
- ¿Se informaron los indicadores biológicos específicos cuando el riesgo los exige?
- ¿Se dejó evidencia de la entrega de la información y de su recibido?
- ¿La información corresponde al lugar y al medio donde realmente se desarrollará la labor?
La empresa debe conservar la evidencia documental de la remisión y del recibido como registro del SG-SST, en concordancia con la Resolución 0312 de 2019 y el Decreto 1072 de 2015. Si la información entregada es insuficiente, el médico especialista puede solicitar su ampliación.
Ejemplos: cargo administrativo y cargo operativo
| Aspecto | Cargo administrativo | Cargo operativo |
|---|---|---|
| Funciones | Digitación, elaboración de informes, atención telefónica y reuniones. | Operación de equipos, desplazamiento en planta, mantenimiento o manipulación de materiales. |
| Posibles exigencias | Uso prolongado de pantalla, postura sedente, concentración y carga mental. | Esfuerzo físico, movimientos repetitivos, trabajo de pie, uso de herramientas o turnos. |
| Riesgos por revisar | Biomecánico, visual, psicosocial y condiciones del puesto de trabajo. | Ruido, vibración, riesgo mecánico, biomecánico, químico, físico o de seguridad, según la actividad. |
| Información adicional | Evaluación ergonómica o psicosocial, si aplica. | Mediciones de higiene industrial, estudios técnicos o indicadores biológicos, si corresponden. |
Estos ejemplos son orientativos. La información y las evaluaciones aplicables deben definirse según las condiciones concretas de cada empresa, sede, proceso y trabajador.
Errores comunes al solicitar un examen médico ocupacional
- Enviar únicamente el nombre del cargo.
- Usar una descripción genérica que no coincide con las tareas reales.
- Remitir una matriz de peligros antigua o correspondiente a otra sede.
- Solicitar el mismo paquete de pruebas para todos los trabajadores.
- No informar cambios recientes en procesos, equipos, turnos o exposiciones.
- No conservar evidencia de la entrega y del recibido.
- Confundir la información laboral que debe recibir el médico con la historia clínica del trabajador.
- Programar la cita sin coordinar previamente los requisitos documentales con el prestador.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe entregar la información al médico evaluador?
La obligación corresponde al empleador. En la práctica, puede gestionarla el responsable de SST, talento humano, contratación o quien la empresa designe, siempre que se entregue información completa y se conserve la evidencia documental.
¿La empresa debe entregar la historia clínica del trabajador?
No. La información clínica es confidencial y debe manejarse conforme a las reglas aplicables. La empresa debe entregar información sobre el cargo, las tareas, los riesgos y las condiciones de trabajo, no la historia clínica de la persona.
¿Todos los trabajadores deben realizar las mismas pruebas?
No. Las evaluaciones deben relacionarse con los factores de riesgo, las exigencias del cargo y las condiciones individuales. El médico evaluador definirá las pruebas o valoraciones que correspondan.
¿Qué ocurre si la empresa no tiene toda la información?
El médico especialista puede solicitar una ampliación cuando la información sea insuficiente. Lo recomendable es coordinar previamente con el prestador y completar la documentación antes de la cita para reducir demoras y reprocesos.
¿La información cambia para contratistas o aspirantes?
Puede variar según el vínculo, el contrato, la actividad y los riesgos de la labor. La empresa contratante debe revisar qué información corresponde entregar en cada caso y asegurar que el médico conozca las condiciones reales del trabajo.
Recomendación final para las empresas
Antes de enviar a una persona a un examen médico ocupacional, coordine con el médico evaluador o el prestador los documentos y datos requeridos. Entregue un perfil de cargo completo, la matriz actualizada y los estudios o indicadores que apliquen. Una buena preparación permite que la evaluación sea pertinente, evita solicitudes innecesarias y facilita la gestión del SG-SST, sin prometer de antemano un resultado de aptitud.
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