Para realizar un examen médico ocupacional de manera adecuada, la empresa no debe enviar únicamente el nombre del cargo. El prestador o médico evaluador necesita conocer las tareas, condiciones de trabajo, riesgos, controles y características del puesto para definir una evaluación relacionada con la realidad laboral. Esta información permite valorar la salud frente a las exigencias del trabajo, sin aplicar pruebas iguales a todos los cargos ni prometer de antemano un resultado de aptitud.
La obligación se encuentra en la Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo, expedida el 29 de abril de 2025, publicada y vigente desde el 6 de mayo de 2025. Su artículo 5, literal d, indica que el empleador debe informar al prestador o médico los perfiles de los cargos, incluyendo la descripción de tareas y el medio en el que se desarrollará la labor. Además, debe conservar evidencia documental de esa remisión como registro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
¿Qué información debe entregar la empresa para un examen médico ocupacional?
De acuerdo con el artículo 16 de la Resolución 1843 de 2025, la empresa debe suministrar como mínimo información técnica suficiente sobre el cargo y sus condiciones de exposición. La documentación debe ser coherente, actualizada y útil para que el médico evaluador establezca el alcance de la valoración.
1. Perfil del cargo
El perfil debe describir, como mínimo:
- Funciones y tareas principales.
- Responsabilidades del trabajador.
- Habilidades, competencias y requisitos técnicos.
- Requisitos físicos y mentales relacionados con la labor.
- Riesgos laborales asociados al cargo.
- Medidas preventivas y controles existentes.
- El medio o entorno en el que se desarrollará el trabajo.
No basta con indicar “auxiliar administrativo”, “conductor” u “operario”. Dos personas con el mismo nombre de cargo pueden estar expuestas a condiciones muy diferentes. Por ejemplo, un auxiliar administrativo que trabaja en una oficina puede tener exposición principalmente a factores biomecánicos y visuales, mientras otro puede desplazarse constantemente a bodegas, atender público o manipular equipos.
2. Indicadores epidemiológicos
La empresa debe entregar los indicadores epidemiológicos disponibles sobre el comportamiento de los factores de riesgo y las condiciones de salud relacionadas con la exposición en el cargo. Esta información ayuda a identificar tendencias, eventos o alteraciones que puedan orientar la evaluación y las actividades de vigilancia epidemiológica.
La información debe manejarse respetando la confidencialidad de los datos clínicos. El empleador no necesita conocer la historia clínica ocupacional ni los detalles médicos privados del trabajador. Su responsabilidad es aportar la información laboral y epidemiológica necesaria para la gestión del riesgo.
3. Matriz de identificación de peligros y valoración del riesgo
Debe suministrarse la matriz actualizada de identificación de peligros, evaluación y valoración del riesgo, con los peligros relacionados con el cargo y los controles implementados. Esta matriz permite conocer, entre otros aspectos, si existe exposición a ruido, sustancias químicas, cargas, movimientos repetitivos, alturas, riesgos psicosociales, agentes biológicos u otros peligros propios de la actividad.
Enviar una matriz desactualizada o que no corresponda al puesto real puede producir una evaluación incompleta. Por eso, la empresa debe verificar que la información refleje el lugar, proceso, jornada, equipos y tareas que efectivamente realizará la persona.
4. Estudios técnicos adicionales
Cuando apliquen, también deben remitirse estudios técnicos relacionados con las condiciones de trabajo. La resolución menciona, entre otros, estudios de higiene industrial, riesgo psicosocial, riesgo biomecánico y exposición a agentes cancerígenos.
No todos los cargos requieren los mismos estudios. La pertinencia depende del peligro identificado, de la magnitud y frecuencia de la exposición, del proceso productivo y de las medidas de control. Por ejemplo, un estudio de ruido puede ser relevante para un trabajador de planta, pero no necesariamente para un cargo administrativo sin exposición significativa a ese agente.
5. Indicadores biológicos específicos
Cuando el riesgo lo requiera, la empresa debe entregar los indicadores biológicos específicos disponibles. Estos deben relacionarse con la exposición ocupacional y con los controles definidos para el cargo. La necesidad de utilizarlos depende de la naturaleza del riesgo y de la justificación técnica correspondiente.
¿Por qué no basta con enviar solo el nombre del cargo?
El nombre del cargo no describe por sí mismo las condiciones reales de trabajo. No informa cuánto tiempo permanece la persona de pie, si levanta cargas, qué sustancias manipula, qué equipos utiliza, si trabaja por turnos, si conduce, si está expuesta a ruido o si debe realizar tareas con alta demanda mental o física.
El artículo 9 de la Resolución 1843 de 2025 establece que la evaluación de preingreso debe valorar la salud frente a las condiciones de trabajo, los requerimientos de la tarea y el perfil del cargo. Por su parte, el artículo 28 señala que las evaluaciones específicas deben corresponder a los factores de riesgo y a las condiciones individuales.
Esto significa que el examen debe tener una relación técnica con el trabajo. No todos los trabajadores requieren las mismas pruebas, y la empresa no debe solicitar paquetes de exámenes de manera automática sin considerar los riesgos del cargo y el criterio del médico evaluador.
¿Qué es el profesiograma y cómo puede utilizarse?
El profesiograma puede ser una herramienta práctica para organizar la información de los cargos, los riesgos, los controles y las evaluaciones que podrían requerirse. Sin embargo, no debe presentarse como un formato único o como el nombre obligatorio de un documento específico cuando lo exigido es entregar información técnica suficiente sobre el perfil y las condiciones de trabajo.
Una empresa puede organizar esta información en un profesiograma, una ficha técnica del cargo, una matriz complementaria u otros documentos del SG-SST. Lo importante es que el contenido sea claro, completo, actualizado y remitido al prestador o médico evaluador. El formato elegido no reemplaza la obligación de entregar la información establecida en la resolución.
Información adicional según el tipo de evaluación
La información requerida puede variar según se trate de una evaluación de preingreso, periódica, de egreso o de una evaluación específica. En todos los casos debe existir una relación entre la valoración solicitada y las condiciones de trabajo.
Las evaluaciones periódicas, conforme al artículo 10 de la Resolución 1843 de 2025, dependen de factores como la edad, el tipo, la magnitud, la frecuencia y el tiempo de exposición. Además, deben estar técnicamente justificadas en los programas de vigilancia epidemiológica cuando corresponda.
Por eso, antes de programar la cita, es recomendable que la empresa informe al médico evaluador si se trata de un ingreso, una evaluación periódica, un retiro, un cambio de ocupación, una reincorporación o una valoración específica relacionada con un riesgo determinado.
Checklist antes de enviar a un trabajador a un examen médico ocupacional
- Identificar correctamente el tipo de evaluación que se requiere.
- Enviar el perfil del cargo con funciones, responsabilidades y tareas reales.
- Describir los requisitos físicos, mentales y técnicos del puesto.
- Informar el lugar, medio, jornada, turnos y condiciones generales de la labor, cuando sean relevantes.
- Remitir la matriz actualizada de peligros, evaluación y valoración del riesgo.
- Relacionar los riesgos laborales y los controles existentes.
- Adjuntar indicadores epidemiológicos disponibles y relacionados con el cargo.
- Incluir estudios técnicos adicionales cuando apliquen.
- Entregar indicadores biológicos específicos si el riesgo los requiere.
- Conservar evidencia de la fecha, documentos enviados y recibido por parte del prestador o médico evaluador.
- Coordinar previamente cualquier prueba o evaluación específica.
Si la información recibida es insuficiente, el médico especialista puede solicitar su ampliación. Por esta razón, enviar los documentos completos desde el inicio ayuda a evitar reprocesos, demoras y evaluaciones que no correspondan a las condiciones reales del cargo.
Ejemplos: cargo administrativo y cargo operativo
| Aspecto | Cargo administrativo | Cargo operativo |
|---|---|---|
| Tareas | Uso de computador, atención de correos, reuniones y elaboración de informes. | Operación de equipos, manipulación de materiales, desplazamientos y tareas en planta. |
| Posibles factores de riesgo | Posturas prolongadas, movimientos repetitivos, demanda visual y factores psicosociales. | Ruido, vibración, cargas, posturas forzadas, sustancias químicas o riesgo de accidente, según el proceso. |
| Información necesaria | Jornada, tiempo frente a pantalla, pausas, puesto de trabajo y organización de la tarea. | Equipos utilizados, cargas, sustancias, tiempos de exposición, controles, elementos de protección y ambiente de trabajo. |
Estos ejemplos son orientativos. La evaluación debe definirse con base en las condiciones concretas de cada empresa y no únicamente por el título del cargo.
Errores comunes de las empresas
- Enviar solo el nombre del cargo o una descripción genérica.
- Usar una matriz de riesgos que no corresponde al centro de trabajo o que está desactualizada.
- Solicitar las mismas pruebas para todos los trabajadores.
- No informar cambios recientes en funciones, equipos, jornada o lugar de trabajo.
- No conservar evidencia de la entrega y recepción de la información.
- Confundir el envío de información laboral con la entrega de la historia clínica ocupacional.
- Solicitar una conclusión de aptitud antes de que el profesional realice la valoración completa.
La coordinación previa con el médico evaluador permite aclarar qué documentos necesita, qué evaluaciones son pertinentes y si hace falta ampliar la información. La empresa debe entregar datos suficientes para la valoración, mientras que el médico conserva la independencia profesional y la confidencialidad clínica.
Preguntas frecuentes
¿La empresa debe entregar la historia clínica del trabajador?
No. La historia clínica ocupacional es confidencial y pertenece al ámbito clínico. La empresa debe entregar la información laboral, técnica y de riesgos necesaria para que el profesional realice la evaluación, pero no debe solicitar ni divulgar detalles clínicos que no correspondan.
¿Todos los cargos deben tener las mismas pruebas médicas?
No. Las evaluaciones específicas deben corresponder a los factores de riesgo y a las condiciones individuales. Las pruebas se determinan con criterio médico y técnico, de acuerdo con el cargo, la exposición y el tipo de evaluación.
¿Es obligatorio usar un documento llamado profesiograma?
La información puede organizarse en un profesiograma, pero lo esencial es cumplir con el contenido técnico exigido. La empresa puede utilizar otras herramientas documentales del SG-SST, siempre que sean claras, suficientes y actualizadas.
¿Qué ocurre si la empresa envía información incompleta?
El médico especialista puede solicitar ampliación. La falta de información puede generar reprocesos, demoras o la necesidad de aclarar nuevamente las condiciones del cargo antes de definir el alcance de la evaluación.
¿La empresa puede exigir un resultado específico?
No. La evaluación debe realizarse de manera independiente y con base en la valoración médica, las condiciones de trabajo y los requerimientos del cargo. No es correcto prometer ni exigir previamente una conclusión de aptitud.
Conclusión
Para programar un examen médico ocupacional sin reprocesos, la empresa debe entregar mucho más que el nombre del cargo: necesita remitir el perfil completo, las tareas, el medio de trabajo, la matriz de riesgos, los controles, los indicadores y los estudios técnicos que correspondan. También debe conservar evidencia de la entrega y coordinar previamente con el médico evaluador.
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Fuente normativa principal: SUIN-Juriscol, Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo, documento 30054873. La resolución fue expedida el 29 de abril de 2025, publicada y vigente desde el 6 de mayo de 2025, y derogó la Resolución 2346 de 2007.
