Para realizar un examen médico ocupacional en Colombia, la empresa no debe enviar únicamente el nombre del cargo. El prestador o médico evaluador necesita información técnica sobre las funciones, el ambiente de trabajo, los riesgos y las medidas de control, con el fin de orientar la evaluación de acuerdo con las condiciones reales de la labor.
La Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo, expedida el 29 de abril de 2025, publicada y vigente desde el 6 de mayo de 2025, establece esta obligación. Su artículo 5, literal d, indica que el empleador debe informar al prestador o médico los perfiles de los cargos, incluyendo la descripción de tareas y el medio en el que se desarrollará la labor. Además, debe conservar evidencia documental de esa remisión como registro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, SG-SST.
Esta información permite que la evaluación de salud tenga relación con el trabajo que la persona realizará o realiza. También ayuda a evitar solicitudes incompletas, pruebas que no corresponden al riesgo o reprocesos en la programación del examen.
¿Qué información debe entregar la empresa para un examen médico ocupacional?
De acuerdo con el artículo 16 de la Resolución 1843 de 2025, el empleador debe suministrar como mínimo la información que se describe a continuación. El nivel de detalle puede variar según el cargo, el tipo de vínculo, la actividad económica y los peligros identificados.
1. Perfil del cargo
El perfil debe permitir comprender qué hace la persona, cómo lo hace y qué condiciones debe cumplir para desarrollar sus funciones. Como mínimo, debe incluir:
- Funciones y tareas principales.
- Responsabilidades del cargo.
- Habilidades y competencias requeridas.
- Requisitos físicos, mentales y técnicos relacionados con la labor.
- Riesgos laborales asociados al cargo.
- Medidas preventivas y controles implementados.
También es importante informar si la labor se realiza en oficina, planta, obra, campo, alturas, espacios confinados, áreas con circulación de vehículos, instalaciones de terceros o mediante trabajo remoto, cuando estas condiciones sean relevantes para la evaluación.
2. Descripción del medio y de las condiciones de trabajo
No basta con indicar que el trabajador es operador, auxiliar, conductor o profesional. El médico necesita conocer el medio en el que se desarrolla la actividad: exposición a ruido, vibración, polvo, sustancias químicas, temperaturas extremas, radiación, cargas físicas, movimientos repetitivos, turnos, trabajo nocturno, atención al público, presión de tiempo u otros factores.
La empresa debe explicar, cuando aplique, la frecuencia, duración y magnitud aproximada de las exposiciones. Estos datos pueden estar en la matriz de peligros, mediciones ambientales, análisis de puestos, inspecciones, procedimientos de trabajo o programas de vigilancia epidemiológica.
3. Indicadores epidemiológicos
La empresa debe suministrar los indicadores epidemiológicos disponibles sobre el comportamiento de los factores de riesgo y las condiciones de salud relacionadas con la exposición en el cargo. Esta información puede ayudar a identificar tendencias, eventos recurrentes o problemas que requieran una evaluación más específica.
Los indicadores deben manejarse respetando la confidencialidad de la información clínica individual. La empresa no necesita conocer el diagnóstico detallado de cada trabajador para cumplir esta obligación; debe entregar al profesional la información ocupacional y epidemiológica necesaria para orientar la evaluación.
4. Matriz actualizada de identificación de peligros y valoración de riesgos
La matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos debe estar actualizada y mostrar los peligros del cargo, junto con los controles existentes. Este documento es una de las principales fuentes para que el médico comprenda las exposiciones que pueden influir en la salud del trabajador.
Una matriz genérica para toda la empresa puede ser insuficiente si no permite identificar las condiciones específicas del puesto. Por eso, conviene relacionar la información con el área, proceso, tarea, sede o grupo de trabajadores correspondiente.
5. Estudios técnicos adicionales
Cuando aplique, deben entregarse estudios técnicos relacionados con las condiciones del cargo. La resolución menciona, entre otros, estudios de higiene industrial, riesgo psicosocial, riesgo biomecánico y exposición a agentes cancerígenos.
No todos los cargos requieren los mismos estudios. Su pertinencia depende de los peligros identificados y de las características de la labor. Por ejemplo, un estudio de ruido puede ser relevante para una persona que trabaja cerca de maquinaria, mientras que un análisis biomecánico puede ser prioritario en un cargo con manipulación manual de cargas o movimientos repetitivos.
6. Indicadores biológicos específicos
Si el riesgo lo requiere, la empresa debe entregar los indicadores biológicos específicos disponibles. Estos deben relacionarse con la exposición identificada y servir como apoyo técnico para la evaluación médica. No significa que todos los trabajadores deban someterse a pruebas biológicas ni que la empresa pueda solicitar exámenes indiscriminados.
¿Por qué no basta con enviar solo el nombre del cargo?
El nombre de un cargo puede tener funciones muy diferentes según la empresa, la sede o el proceso. Un auxiliar administrativo puede trabajar en una oficina silenciosa o prestar servicios en una planta industrial. Un conductor puede movilizar pasajeros, transportar mercancías peligrosas o realizar recorridos urbanos con distintas exigencias. Por esta razón, el nombre del cargo no describe por sí solo la exposición ni las demandas de la tarea.
Además, el artículo 9 de la Resolución 1843 de 2025 establece que la evaluación de preingreso debe valorar la salud frente a las condiciones de trabajo, los requerimientos de la tarea y el perfil del cargo. En las evaluaciones periódicas, el artículo 10 señala que la frecuencia y el contenido dependen de factores como la edad, el tipo, la magnitud, la frecuencia y el tiempo de exposición. Estas decisiones deben estar técnicamente justificadas en los programas de vigilancia epidemiológica.
El artículo 28 también indica que las evaluaciones específicas deben corresponder a los factores de riesgo y a las condiciones individuales. Por eso, no es correcto asumir que todos los cargos requieren las mismas pruebas, ni que una evaluación debe incluir exámenes adicionales sin una justificación técnica.
¿El profesiograma es obligatorio?
La normativa exige que el empleador entregue la información técnica del cargo y de sus riesgos. No presenta un formato único con un nombre obligatorio para organizarla. El denominado profesiograma puede ser una herramienta útil para reunir el perfil del cargo, los peligros, los controles, las exposiciones y los tipos de evaluación recomendados, pero lo importante es que la información sea completa, actualizada y útil para el médico evaluador.
Una empresa puede organizar estos datos en un profesiograma, una ficha técnica del cargo, un formato de condiciones de trabajo u otro documento equivalente, siempre que permita cumplir con el contenido exigido y facilite la trazabilidad.
Checklist para enviar un trabajador a examen médico ocupacional
Antes de programar la evaluación, el empleador o responsable de SST puede verificar los siguientes puntos:
- Identificar si se trata de una evaluación de preingreso, periódica, de egreso, por cambio de ocupación, por reintegro u otra situación aplicable.
- Enviar el perfil del cargo con funciones, responsabilidades y requisitos físicos, mentales y técnicos.
- Describir el lugar, ambiente, jornada, turnos y condiciones relevantes de la labor.
- Relacionar los peligros, riesgos y controles de la matriz actualizada.
- Indicar las exposiciones relevantes y su frecuencia, duración o magnitud cuando se conozcan.
- Adjuntar estudios técnicos disponibles que sean pertinentes para el cargo.
- Incluir indicadores epidemiológicos y biológicos específicos cuando correspondan.
- Definir claramente la empresa, sede, área y cargo al que se refiere la información.
- Conservar evidencia de la entrega y del recibido por parte del prestador o médico evaluador.
- Coordinar previamente con el profesional cualquier requerimiento adicional.
Ejemplos: cargo administrativo y cargo operativo
Caso administrativo
Para una persona que trabaja principalmente en oficina, la empresa podría informar que realiza labores de digitación, atención telefónica, reuniones virtuales y manejo de computador durante la jornada. También debe indicar los riesgos identificados, como factores biomecánicos, visuales u organizacionales, junto con los controles existentes. Si el cargo incluye visitas frecuentes a obras o desplazamientos, esa condición también debe reportarse.
Caso operativo
Para un trabajador de producción, la información debería incluir las tareas específicas, maquinaria utilizada, manipulación de cargas, posturas, movimientos repetitivos, ruido, vibración, sustancias químicas, turnos y elementos de protección, según corresponda. Si existen mediciones de higiene industrial, estudios biomecánicos o programas de vigilancia, deben ponerse a disposición del médico cuando sean pertinentes.
Estos ejemplos muestran por qué no debe aplicarse automáticamente el mismo paquete de exámenes a todos los trabajadores. La evaluación debe responder a la relación entre la salud, las exigencias del cargo y los riesgos reales.
Errores comunes que generan reprocesos
- Enviar únicamente el nombre del cargo o una descripción genérica.
- Usar una matriz de riesgos desactualizada.
- Omitir cambios recientes en funciones, sede, jornada o tecnología.
- Solicitar exámenes por costumbre, sin relación con los riesgos del cargo.
- No informar exposiciones ocasionales pero relevantes, como trabajo en alturas o ingreso a áreas operativas.
- No conservar evidencia de la remisión y del recibido.
- Entregar información contradictoria entre recursos humanos, SST y el área operativa.
Si la información entregada es insuficiente, el médico especialista puede solicitar su ampliación. Por eso, la coordinación previa entre la empresa y el prestador ayuda a definir qué documentos se necesitan antes de enviar al trabajador y evita aplazamientos.
Preguntas frecuentes
¿La empresa debe entregar la historia clínica del trabajador?
No. La información que debe entregar la empresa corresponde principalmente a las condiciones del cargo, los riesgos, las exposiciones, los controles y los indicadores ocupacionales. La historia clínica ocupacional es confidencial y su manejo corresponde al personal de salud autorizado.
¿Todos los trabajadores deben realizar las mismas pruebas?
No. Las evaluaciones específicas deben corresponder a los factores de riesgo y a las condiciones individuales. El tipo de evaluación y las pruebas necesarias dependen del cargo, la exposición y el criterio médico ocupacional.
¿Qué debe hacer la empresa si no tiene un profesiograma?
Debe recopilar y entregar la información técnica exigida sobre cada cargo. El profesiograma es una herramienta útil, pero la obligación se concentra en suministrar información suficiente, actualizada y relacionada con las condiciones reales del trabajo.
¿La información debe entregarse en cada examen?
Debe estar disponible y mantenerse actualizada. Si cambian las funciones, los riesgos, la sede, la jornada o las condiciones de exposición, la empresa debe revisar y remitir la información pertinente para que la evaluación corresponda a la situación actual.
¿Qué ocurre si el médico considera que falta información?
El médico especialista puede pedir ampliación. La empresa debe atender esa solicitud con la información disponible y coordinar con el prestador la forma adecuada de completar los datos.
Conclusión
Un examen médico ocupacional debe programarse con información real y suficiente sobre el cargo, el ambiente de trabajo, los riesgos, los controles y las exposiciones. La mejor práctica es coordinar previamente con el médico evaluador, conservar evidencia de la entrega y actualizar los documentos cuando cambien las condiciones laborales. La fuente normativa principal para este tema es la Resolución 1843 de 2025, disponible en SUIN-Juriscol, documento 30054873.
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