Para realizar un examen médico ocupacional en Colombia, la empresa debe entregar al prestador o al médico evaluador información técnica suficiente sobre el cargo, las tareas, el ambiente de trabajo y los riesgos asociados. No basta con enviar únicamente el nombre del cargo, porque la evaluación debe relacionar la salud de la persona con las condiciones reales en las que desarrollará su labor.
La base normativa principal es la Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo, expedida el 29 de abril de 2025, publicada y vigente desde el 6 de mayo de 2025. Esta resolución establece, entre otros aspectos, la información que debe suministrar el empleador y la necesidad de conservar evidencia de su entrega y recibido como parte de los registros del SG-SST.
¿Qué debe entregar la empresa para un examen médico ocupacional?
De acuerdo con el artículo 16 de la Resolución 1843 de 2025, el empleador debe suministrar como mínimo la información que permita al profesional evaluar los requerimientos del cargo y los factores de riesgo a los que puede estar expuesto el trabajador o aspirante.
1. Perfil del cargo completo
La empresa debe entregar un perfil de cargo que incluya, como mínimo:
- Funciones y tareas principales.
- Responsabilidades y nivel de autonomía.
- Habilidades y competencias requeridas.
- Requisitos físicos, mentales y técnicos.
- Riesgos laborales asociados al cargo.
- Medidas preventivas y controles implementados.
- Características del medio en el que se desarrollará la labor.
El artículo 5, literal d, también indica que el empleador debe informar al prestador o médico evaluador los perfiles de los cargos con la descripción de las tareas y el medio en el que se realizará el trabajo. Por eso, el nombre del cargo por sí solo resulta insuficiente. Dos personas con el cargo de “auxiliar” pueden tener tareas, posturas, horarios, herramientas y exposiciones completamente diferentes.
La norma no exige presentar un documento con un único nombre o formato obligatorio llamado “profesiograma”. Sin embargo, un profesiograma puede ser una herramienta útil para organizar el perfil del cargo, los riesgos, las pruebas que deben considerarse y las recomendaciones de seguimiento. Lo importante es que la información técnica requerida esté completa, actualizada y sea útil para la valoración médica.
2. Indicadores epidemiológicos
La empresa debe suministrar los indicadores epidemiológicos disponibles sobre el comportamiento de los factores de riesgo y las condiciones de salud relacionadas con la exposición en el cargo. Esta información puede ayudar a identificar tendencias, enfermedades o síntomas frecuentes y situaciones que requieran mayor vigilancia.
Estos datos deben manejarse de acuerdo con las reglas de confidencialidad y protección de la información en salud. El médico evaluador necesita información ocupacional relevante, pero la empresa no debe solicitar ni divulgar detalles clínicos innecesarios de los trabajadores.
3. Matriz de identificación de peligros y valoración del riesgo
También debe entregarse la matriz actualizada de identificación de peligros, evaluación y valoración del riesgo, con los peligros propios del cargo y los controles existentes.
La matriz debe permitir conocer, entre otros aspectos, si existen exposiciones a ruido, sustancias químicas, agentes biológicos, cargas físicas, posturas prolongadas, movimientos repetitivos, trabajo en alturas, conducción, riesgos de seguridad o factores psicosociales. No todos estos riesgos aplican a todos los cargos, por lo que la información debe corresponder a la realidad de cada puesto de trabajo.
4. Estudios técnicos adicionales cuando apliquen
Cuando existan estudios técnicos relacionados con el cargo, la empresa debe entregarlos al prestador o médico evaluador. Pueden incluir:
- Estudios de higiene industrial.
- Evaluaciones de riesgo psicosocial.
- Estudios de riesgo biomecánico.
- Información sobre exposición a agentes cancerígenos.
- Otros análisis técnicos relacionados con las condiciones de trabajo.
La obligación depende de los riesgos presentes y de la información disponible en la empresa. No significa que todas las organizaciones deban realizar los mismos estudios ni que todos los trabajadores deban someterse a las mismas pruebas.
5. Indicadores biológicos específicos
Cuando el riesgo lo requiera, el empleador debe suministrar los indicadores biológicos específicos relacionados con la exposición. Su pertinencia depende del agente, la intensidad, la frecuencia, el tiempo de exposición y los controles establecidos.
¿Por qué no basta con enviar solo el nombre del cargo?
Un nombre de cargo no describe necesariamente las condiciones reales de trabajo. “Operario”, “conductor”, “ingeniero”, “asesor comercial” o “auxiliar administrativo” pueden representar actividades muy distintas según la empresa, la sede, el horario, las herramientas utilizadas y el nivel de exposición.
La evaluación médica de preingreso debe valorar la salud de la persona frente a las condiciones de trabajo, los requerimientos de la tarea y el perfil del cargo. Si el prestador solo recibe el nombre del cargo, puede carecer de elementos para orientar adecuadamente la evaluación.
Además, las evaluaciones periódicas deben definirse considerando la edad, el tipo, la magnitud, la frecuencia y el tiempo de exposición. Estas decisiones deben estar técnicamente justificadas en los programas de vigilancia epidemiológica. Las evaluaciones específicas, por su parte, deben corresponder a los factores de riesgo y a las condiciones individuales del trabajador.
Información mínima: resumen para la empresa
| Información | Qué debe contener | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Perfil del cargo | Funciones, responsabilidades, competencias, requisitos físicos, mentales y técnicos | Relacionar la salud con las exigencias reales de la tarea |
| Riesgos y controles | Peligros del cargo, exposición y medidas preventivas | Orientar la evaluación según las condiciones de trabajo |
| Indicadores epidemiológicos | Comportamiento de riesgos y condiciones de salud relacionadas con la exposición | Identificar tendencias y necesidades de vigilancia |
| Estudios técnicos | Higiene industrial, biomecánica, psicosocial, cancerígenos u otros, cuando apliquen | Complementar la valoración de riesgos específicos |
| Indicadores biológicos | Información específica cuando el riesgo lo requiera | Apoyar decisiones relacionadas con determinadas exposiciones |
Checklist antes de enviar a un trabajador al examen
- Confirmar si se trata de una evaluación de preingreso, periódica, de egreso, por cambio de ocupación u otra situación aplicable.
- Identificar el cargo real y la sede o lugar donde se desarrollará la labor.
- Preparar el perfil de cargo con tareas, responsabilidades y requerimientos.
- Revisar que la matriz de peligros esté actualizada para ese cargo.
- Describir los riesgos, tiempos y frecuencia de exposición.
- Relacionar los controles y elementos de prevención implementados.
- Adjuntar estudios técnicos e indicadores disponibles cuando correspondan.
- Verificar si existen programas de vigilancia epidemiológica relacionados con el cargo.
- Enviar la información al prestador o médico evaluador antes de la cita.
- Conservar evidencia de la entrega y del recibido.
- Atender las solicitudes de ampliación de información que formule el médico especialista.
Errores comunes que generan reprocesos
- Enviar únicamente el nombre del cargo sin describir sus tareas.
- Usar un perfil genérico que no corresponde a la sede o al proceso real.
- Remitir una matriz de peligros desactualizada.
- No informar cambios recientes en funciones, equipos, sustancias, turnos o ambiente de trabajo.
- Solicitar las mismas pruebas para todos los trabajadores sin considerar los riesgos del cargo.
- Confundir la necesidad de información ocupacional con el acceso a la historia clínica, que es confidencial.
- No conservar evidencia de la información enviada y recibida.
- Programar la cita sin coordinar previamente los requerimientos con el médico evaluador.
Ejemplos: cargo administrativo y cargo operativo
Cargo administrativo
Para una persona que trabaja principalmente con computador, la empresa debería informar las tareas, el tiempo aproximado frente a pantallas, las posturas, la organización de la jornada, los factores psicosociales relevantes y los controles implementados. No necesariamente tendrá los mismos requerimientos que un trabajador administrativo que realiza desplazamientos frecuentes, atiende público o permanece en una planta.
Cargo operativo
En un cargo operativo puede ser necesario describir el uso de maquinaria, manipulación de cargas, movimientos repetitivos, trabajo en alturas, exposición a ruido, sustancias químicas, vibraciones, turnos o condiciones ambientales. La evaluación dependerá de esos factores y de las condiciones individuales; por eso no es correcto asumir que todos los cargos operativos requieren las mismas pruebas.
¿Qué pasa si la información entregada es insuficiente?
Si la información no permite comprender las condiciones del cargo, el médico especialista puede solicitar que sea ampliada. La empresa debe suministrar los datos adicionales necesarios para que la evaluación tenga una base técnica adecuada.
La organización debe conservar evidencia documental de la remisión de los perfiles y demás información, así como de su entrega y recibido. Esto hace parte de la gestión documental del SG-SST, en concordancia con la Resolución 0312 de 2019 y el Decreto 1072 de 2015, según corresponda al sistema de la empresa.
Preguntas frecuentes sobre el examen médico ocupacional
¿La empresa debe enviar el profesiograma?
Puede enviarlo si lo utiliza como herramienta de organización, pero lo esencial es que entregue la información técnica exigida: perfil del cargo, tareas, medio de trabajo, riesgos, controles y demás datos aplicables. La norma no impone un único formato con ese nombre.
¿Todos los trabajadores deben hacerse las mismas pruebas?
No. Las evaluaciones deben corresponder a los factores de riesgo, las condiciones de trabajo y las características individuales. Las pruebas deben definirse técnicamente y no aplicarse de manera automática a todos los cargos.
¿La empresa puede conocer toda la historia clínica?
No. La información clínica es confidencial. La empresa debe entregar información sobre el trabajo y recibir los conceptos o recomendaciones que correspondan, sin acceder indebidamente a datos clínicos reservados.
¿La información cambia si el examen es de preingreso o periódico?
El perfil del cargo y sus riesgos siguen siendo fundamentales. En las evaluaciones periódicas, además, deben considerarse la edad y las características de la exposición, incluyendo su tipo, magnitud, frecuencia y duración, dentro de la justificación técnica del programa de vigilancia epidemiológica.
¿Qué debe hacer la empresa si cambian las funciones del trabajador?
Debe revisar y actualizar el perfil del cargo, la matriz de peligros y la información relacionada con los nuevos riesgos o controles. También es recomendable coordinar con el médico evaluador si el cambio requiere una evaluación específica.
Conclusión
Para evitar reprocesos, la empresa debe entregar información completa, actualizada y específica del cargo, no solo su nombre. La coordinación previa con el prestador o médico evaluador permite definir el alcance de la valoración y orientar el examen según los riesgos reales, sin prometer un resultado de aptitud ni imponer pruebas que no estén técnicamente justificadas.
La fuente oficial principal de este contenido es la Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo, consultada en SUIN-Juriscol, documento 30054873.
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